「月末がつらい」から始まった。

「つらい」の中身を、まず分解します。月末に、請求書・納品書・立替金の精算書、3種類の書類を担当の方が手で作っていました。取引先ごとに金額を表から書き写し、書式に流し込み、PDFにして、決まった場所に保存して、経理に送る。件数が多い月は、半日では終わりません。

書類の数だけ、確認も増えます。「この金額で合っていますか」「送りましたか」。月末の数日は、本来の仕事の合間に、このやり取りが挟まり続けていました。つらさの正体は作業量ではなく、作業に付いてくる確認の往復でした。

書類を作る前に、半日の中身を2つに分けました。人が判断している時間と、決まった手順を繰り返している時間。

判断は、ほとんどありませんでした。金額は表に入っている。書式は決まっている。宛先も決まっている。人がやるべき仕事は「表に数字を入れる」で終わっていて、そこから先は全部、繰り返しです。

繰り返しは、人の仕事ではありません。ここが分かれば、作るものは決まります。

表に数字を入れて、ボタンを押す。3種類の書類が同時にできて、決まった場所に保存され、経理の連絡先に通知が飛ぶ。これだけです。

使ったのは、どの会社にもある表計算と、普段使っている連絡手段。新しい道具は増やしていません。道具を増やすと、覚えることが増え、覚えた人が辞めたら止まります。仕組みは、誰も特別なことを覚えなくていい形でしか、長く動きません。

書類の見た目は、それまで手で作っていたものに寄せました。受け取る側が「何か変わった」と感じないこと。裏側が変わるときは、表側は変えないのが原則です。

動かしてから、品目が複数ある請求書にも対応しました。実際に使ってもらうと「この形も出したい」が必ず出てきます。最初から全部を作り込むより、使われてから足す方が、早くて正しい。使われていない機能は、作った時点で負債です。

今、月末の書類作業は「ボタンを押す」の1回です。税務上必要な形での保管も、同時に終わっています。担当の方は、浮いた半日を、売上につながる仕事に使っています。消えた半日は、戻ってきたのではなく、最初から要らなかったのです。