「書類3点は必ず残して、と言われた。」

時計や指輪を買い取る現場では、お金の動きに厳格さが求められます。立替が1回発生するごとに、受領書、精算書、物品受領書という3種類の書類を作らなければなりません。

紙が増えるほど、抜ける確率が上がります。

以前は、1件ごとに担当者が手で文字を打ち、3つの書類を別々に印刷していました。さらに相手の身分証も預かって、控えを取る。買い取りが重なる日は、夕方になると机の上が書類と控えの山になり、突き合わせだけで1時間が消えていました。

手順を分けると、途中で人は忘れます。

書類をあとから作ろうとすると、身分証の控えを取り忘れることがありました。「あの書類、もらいましたか」「まだです」。数日後に気づいても、もう相手は店にいません。

抜けた原因は、現場の不注意ではありません。書類を作る作業と、身分証を受け取る作業が、別の手順になっていたことです。人の記憶に頼る順番そのものに、無理がありました。

入口をひとつにすれば、出口はいくつでも揃います。

1枚の表に、相手の名前、金額、預かった品物の名前を1回だけ入れる形にしました。それだけで、受領書、精算書、物品受領書の3つが同じ瞬間に整います。3回打っていた文字が、1回で済みます。

身分証の受け取りも、最初の受領書を出す時点にまとめました。受領書を渡すその場で身分証を受け取らないと、先へ進めない順番に変えたのです。あとから集めるから抜けが出ます。最初の1歩に組み込めば、取りこぼしは起きません。

正しさは、人の気合いではなく仕組みで守るものです。

1件ごとの書類作成は、手作業がゼロになりました。できた書類は、法律で求められる保存の要件を満たした形で、決まった場所に自動で残ります。月末に引き出しをひっくり返して探す時間は、もうありません。

現場のスタッフは、印刷機の前を往復するのをやめました。浮いた時間はすべて、目の前のお客さまと持ち込まれた品物を見る時間に使われています。