「書類3点は、必ず残して」

お客様の代わりに、店が一度お金を立て替える。そういう取引があります。あとで精算するので、どこで何を受け取り、どこで何を返したかを、書類で残す必要があります。税理士の方が挙げたのは、受領書、精算書、物品受領書の3つでした。

3つの書類は、それぞれ出す場面が違います。お金を渡すとき、精算するとき、品物を受け取るとき。場面が違うと、担当者も違うことがあります。1人が1枚作るのは難しくありません。難しいのは、3人が3枚を、1件も欠かさず作ることです。

書類の悩みは、たいてい「作る」ではなく「揃える」にあります。

まず、3つの書類に書く内容を並べてみました。お客様の名前、日付、金額、品物。ほとんど同じ項目が、3枚に繰り返し出てきます。違うのは、書類の題名と、押す場所だけでした。

そこで、1件につき1行を書く表を用意し、その1行から3枚のPDFが出るようにしました。入力は1回。受領書も、精算書も、物品受領書も、同じ行から出ます。名前の書き間違いが3枚で食い違う、ということが起きなくなりました。

同じことを3回書く仕組みは、3回のうち1回を忘れる仕組みでもあります。1回にすると、忘れる回も1回になります。

もう1つ、変えたのは順番です。この取引では、お客様の身分証を確認して、写しを残す必要があります。以前は、精算のときにまとめて受け取っていました。精算は最後なので、そこで慌てると、取りこぼしが出ます。

身分証の受け取りを、最初の受領書の時点に寄せました。お金を渡す前に、確認を済ませる。最初に済ませてしまえば、あとの2枚の場面で「もらい忘れた」は起きません。

取りこぼしは、注意で減らすより、順番で減らすほうが確かです。最初に済ませたことは、忘れようがありません。

出来上がった3枚のPDFは、お客様ごとの決まった場所に、決まった名前で保存されます。あとから探すとき、人の記憶を頼りません。税理士の方に「この件の書類を」と言われたら、場所を開くだけです。

担当の方の手作業は、1行の入力だけになりました。書類を作る時間が減ったことより、月末に「あの件、揃っていたかな」と思い出す時間が消えたことのほうが、大きかったようです。

税理士の方の一言は「残して」でした。こちらが用意したのは「残し忘れない順番」です。