登録作業ゼロ

新しい代理店が決まるたびに、画面を開いて名前や情報を手作業で打ち込む。会員制の購入サポート事業を行うこの会社では、営業が契約を取ってくるたび、裏側で登録作業が発生していました。1件あたりの作業は数分でも、月に何件も重なると、まとまった時間と集中力が奪われます。

作業の正体は、同じ情報の打ち直しです。営業の手元にある表のデータと、画面の中にあるデータは本来、同じ内容であるはずです。それを人間が目で確かめながら手で写す作業は、手間がかかるだけでなく、押し間違いや入力漏れの原因にもなっていました。

増えてから登録するのではなく、先に箱を用意しておくことにしました。システム側に、代理店を識別するための番号や札を、あらかじめ100枚発行して作っておく形です。

仕組みは、先回りして準備しておくものです。空っぽの札を100枚並べた表を用意しておき、営業は新しい代理店が決まったら、その表の空いている1マスに社名や必要な項目を書くだけにしました。営業が使い慣れている表の画面で作業を完結させ、登録のための画面は一切開かせない設計です。

営業が表に情報を書き込んだあと、メニューから「反映する」を選ぶだけです。数秒で、あらかじめ用意されていた100枚の札のうち1枚に情報が流し込まれ、システム側へ自動で届きます。

誰もが使い慣れた画面こそ、最高の入力口です。営業がやることは表に書くことだけで、裏側の登録作業は完全にゼロになりました。新しく文字を打ち直す必要も、別の画面を開いて同じ作業を繰り返す必要もありません。表とシステムが双方向でつながり、常に同じ状態を保つようになっています。

仕組みを動かし始めてから時間が経ち、用意していた100枚の札が埋まりそうになりました。しかし、誰も慌てることはありませんでした。最初のときと同じ手順で、新しい札を裏側に足すだけで、すぐに元の運用を続けられたからです。

本当に良い仕組みは、運用が広がっても壊れません。特別な操作を覚える必要もなく、事業が大きくなっても作業時間が増えない状態が保たれています。手で写す作業から解放された現場では、代理店とのやり取りや次の契約に向けた準備に、時間を丸ごと使えるようになりました。