「売れたのに、気づかなかった」から始まった。

販売用の画面は、注文が入っても音ひとつ鳴りません。トレカ・ホビーのネット販売店では、2つの店舗を同時に運用していました。注文が入ったかどうかは、担当者が画面を自分で開き直し、一覧を更新して確かめるしかありませんでした。

出荷の準備や商品の整理に追われていると、画面の確認はどうしても後回しになります。夕方に画面を開いて初めて売れたことに気づくか、遅いときは翌朝まで注文が入ったことすら知りませんでした。

見に行かなければ気づけない仕組みは、遅れを必ず生みます。

2つの店舗から届く購入の通知を、1つの受信箱に集めました。店舗ごとにバラバラに届いていたメールを、まず専用の箱にすべて集める形に整えました。

その受信箱を、1分おきに自動で読みに行く仕組みを作りました。新しい購入のメールを見つけたら、注文の番号や合計の金額など、発送に必要な情報だけを切り出します。それを、スタッフが仕事中に集まっている連絡用の部屋へ、売れた瞬間に届けるようにしました。

人が見に行くのではなく、情報から人のいる場所へ飛び込ませるのが鉄則です。

注文に気づくまでの時間は、翌朝から1分になりました。以前は翌朝まで気づかず、購入された方を半日以上待たせることがありました。今は、商品が買われた1分後には、担当者の手元の画面に通知が届きます。

担当者は通知を見て、すぐに棚から商品を出して梱包に取りかかれます。2つの店舗の画面にそれぞれログインして、更新ボタンを何度も押していた作業も完全にゼロになりました。

確認の手間が減るほど、商品が手元に届くまでの時間は短くなります。

スタッフは、通知が届いたときだけ動くようになりました。朝出社して「昨日の夜に売れていた」と慌てることは、もうありません。どちらの店舗で売れても同じ部屋に届くため、担当者が入れ替わっても対応が抜けることがなくなりました。

画面を何回も確認する作業がなくなり、浮いた時間と意識を、商品の丁寧な検品や素早い発送に向けられています。

人の注意力に頼る運用は、現場が忙しくなった日に崩れます。