「社員にも数字を見せたいが、利益は見せられない」

経営者が抱えていたのは、数字を分ける悩みでした。時計・貴金属の買取店で、店舗のスタッフにも日々の目標となる数字を共有したい。しかし、買い取った金額や原価といった数値は、経営上の重要な機密です。

以前は、経営者が週末の夜に、1枚の大きな表から機密情報を手作業で消した複製を作っていました。電卓を叩いて確認し、消し忘れがないか画面を目で何度も追ってから、社員に配っていました。

隠すための手作業は、経営者の時間をすり減らします。慎重になればなるほど、確認だけで毎週1時間が消えていました。

新しい入力画面は、1つも作りませんでした。社員専用の入力欄や、専用の画面を新しく開発する案も最初に出ました。しかし、それは作らない判断をしました。

入力する場所を増やすほど、現場の誤りは増えます。査定やお客さまの対応で忙しい現場に、新しい入力の手間を増やすと、必ず記入の抜けや打ち間違いが起きます。覚える操作が増えるだけで、現場の負担になります。

数字を入れる場所は、経営者が今まで使っていた表1枚だけに絞りました。新しく画面を増やすのではなく、既にある表をそのまま活かす道を選びました。

機密を守る鍵は、自動で引き写すことにありました。経営者が更新している元の表から、社員に必要な「申込数」「通過数」「通過率」の3つの数字だけを抜き出し、別の表へ引き写す仕組みを作りました。

安全な共有は、見る場所を分けることから始まります。元の表には誰も入れず、機密が書かれたマスは1つも外に出しません。引き写された3つの数字だけが、社員の見る部屋へ自動で届くように整えました。

手作業での複製や確認は不要です。元の表に数字が1マス入力されると、数秒で安全な3つの数字だけが社員側の画面に並びます。

届く数字は、毎週3つだけです。週ごとに「申込数」「通過数」「通過率」の3つの数字だけが社員に届きます。元の表は、最初から1枚も共有していません。

伝える数字を絞るほど、人の動きは揃います。以前は、月曜の朝に経営者が手動で数字を消して共有するまで、社員は前週の数字を知ることができませんでした。今は、週の始まりにスマホを見るだけで、自分たちの店舗の通過率が画面に表示されます。

社員が見るべき数字が3つだけに整ったことで、「今週は通過率をあと2分あげよう」と、現場の話し合いがその場で具体的に始まるようになりました。

仕組みを作るとき、画面や機能を足すことばかりを考えてしまいがちです。しかし、入力の手間を増やさず、機密を分ける設計にすれば、作るものを最小限に抑えられます。